Invoice merupakan bukti transaksi atau bukti penjualan yang harus dikelola dengan baik, karena dapat mempengaruhi kelancaran arus kas usaha kamu. Pembayaran dari invoice akan tercantum sebagai pendapatan pada laporan keuangan.
Pada invoice, biasanya dicantumkan jangka waktu pembayaran yang bermacam-macam, mulai dari harian, mingguan hingga bulanan. Penjual harus menunggu pembayaran selama jangka waktu yang sesuai perjanjian atau kesepakatan.
Adanya jangka waktu pada invoice ini dapat menjadi sebuah masalah, misalkan jika terlalu lama tidak ada pembayaran dari pelanggan. Pelanggan yang tidak membayar secara tepat waktu, atau bahkan menghilang, tentu akan mengganggu arus kas suatu usaha.
Pembayaran dari pelanggan sangat berkaitan erat dengan jalannya operasional suatu usaha. Oleh karena itu, perlu upaya pengelola usaha untuk memastikan agar pembayaran dari invoice berjalan lancar tanpa ada pelanggan yang menunggak atau gagal bayar.
Jika pembayaran tidak lancar, maka usaha tersebut akan terancam “gulung tikar”. Lalu bagaimana cara agar pelanggan dapat membayar tepat waktu sesuai dengan kesepakatan yang telah ditentukan sebelumnya? Berikut beberapa tips yang perlu dicoba untuk membantu kelancaran pembayaran :
1. Invoice harus detail namun mudah dipahami.
Untuk memudahkan pelanggan membaca invoice, pastikan kamu membuat format invoice yang jelas, terutama dalam hal barang yang dipesan maupun tenggat waktu yang sudah disepakati. Tulislah daftar barang secara lengkap seperti nama barang/jasa, ukuran, jenis, bahan, harga, kuantitas, dan lain sebagainya, sehingga pelanggan akan mudah membacanya dan mengingat untuk segera melunasi tagihannya.
Bisa jadi keterlambatan membayar karena detail invoice perusahaan membingungkan pelanggan. Kamu bisa memberikan format bold pada tanggal jatuh tempo, sebagai pertanda kolom yang harus diperhatikan lebih. Dengan ditulisnya data secara lengkap, pelanggan akan melihat invoice sebagai dokumen penting. Tentunya kamu juga akan lebih mudah menagih.
2. Berlakukan sistem “reward and punishment”
Sistem ini cukup efektif untuk digunakan. Pada saat transaksi cantumkan dalam faktur bahwa perusahaan akan memberikan reward bila pelanggan membayar tagihan tepat waktu atau lebih cepat dari waktu yang disepakati. Reward bisa berupa potongan harga, voucher pembelian berikutnya, poin undian atau apapun itu.
Sebaliknya, terapkan sistem punishment bila pelanggan tidak membayar tagihan tepat pada waktunya. Punishment berguna memberikan efek jera, sehingga nantinya pelanggan akan belajar untuk membayar faktur pada waktu yang telah ditentukan sebelumnya. Punishment bisa berupa denda tambahan biaya atau bunga, atau pembekuan pemesanan barang selanjutnya.
3. Berikan pilihan atau alternatif metode pembayaran
Terkadang salah satu alasan pelanggan telat membayar adalah tidak adanya metode pembayaran yang sesuai dengan apa yang mereka punya. Contoh, pelanggan tipe orang yang suka membayar cash, tetapi perusahaan ternyata hanya menerima transfer. Maka perusahaan harus menyiapkan berbagai metode pembayaran agar mudah dijangkau oleh pelanggan. Jenis metode pembayaran antara lain : uang cash, kartu kredit, cek, bilyet giro, m-banking atau sms banking, dan kartu debit. Usahakan bank yang digunakan minimal 2, yaitu terdiri dari bank swasta dan bank negara.
Intinya, berikan metode pembayaran yang memudahkan pelanggan, misalnya dengan internet banking yang memungkinkan mereka dapat melakukan pembayaran di mana pun dan kapan pun. Ada banyak pilihan pembayaran yang tersedia saat ini yang tentunya akan memudahkan pelanggan membayar tagihan dengan lancar.
4. Kirimkan Invoice jauh sebelum tanggal jatuh tempo
Mengirimkan invoice dengan segera dapat mengurangi risiko pelanggan telat membayar. Untuk memberikan waktu bagi pelanggan mengatur pembayaran, maka kirim invoice segera setelah transaksi, atau selambat-lambatnya 1 minggu sebelum jatuh tempo. Perhatikan juga waktu pengiriman, bila memakan waktu lebih dari 1 hari, pastikan invoice sampai di pelanggan tepat 1 minggu sebelum waktu pembayaran. Selain itu, cara ini juga sebagai “alarm” pelanggan untuk segera melunasi hutang dagang mereka.
Khusus bagian tanggal jatuh tempo, jika ada syarat tertentu tulislah dengan jelas. Ada invoice yang hanya menuliskan >NET 25, 2%, yang artinya pembayaran diatas 25 hari sejak tanggal tertera akan dikenakan denda sebesar 2%. Tidak semua pelanggan mengerti hal tersebut, maka sebaiknya tulis dengan jelas “Pembayaran maksimum 25 hari sejak tanggal terbit faktur, pada hari ke 26 akan ada denda sebesar 2%”.
5. Terapkan sistem pembayaran dengan Down Payment (DP)
Dalam setiap transaksi, mintalah down payment atau uang muka kepada pelanggan. Tentukan berapa persen uang muka yang harus dibayarkan dari total jumlah barang yang dipesan. Tidak perlu ragu meminta uang muka, karena itu adalah hal yang lumrah.
Uang muka membantu perputaran barang yang dijual. Untuk pembayaran berikutnya, bisa menggunakan sistem cicilan. Misalkan pembayaran uang muka 30% dari jumlah, pembayaran ke 2 sebesar 30% di minggu ke 2, dan sisanya 40% di minggu ke 4. Sistem ini juga membantu pelanggan agar tidak merasa mengeluarkan uang sekaligus dalam jumlah besar.
6. Ramah terhadap pelanggan
Attitude juga memiliki peran penting dalam usaha apapun. Bersikaplah ramah kepada pelanggan, ucapkan terima kasih saat selesai transaksi dan saat pembayaran telah dilunasi. Berikan kabar jika perusahaan telah mengirimkan invoice kepada pelanggan, ini salah satu sikap ramah juga. Selain mengingatkan pembayaran secara tidak langsung, pelanggan akan merasa diperhatikan khusus. Kenyamanan yang mereka dapat akan membangun rasa segan apabila akan membayar lewat dari jatuh tempo.
Cara Mudah Membuat & Mengirim Invoice dengan Jurnal
Kini, Anda tidak perlu lagi membuat invoice dan melakukan penagihan secara manual. Dengan menggunakan software invoice online Indonesia seperti Jurnal by Mekari, Anda bisa membuat invoice dengan cara otomatis dan mengirimkannya langsung kepada pelanggan.
Selain membuat dan mengirim invoice secara langsung, Jurnal juga dilengkapi dengan fitur Invoice Reminder atau Pengingat Faktur yang membantu Anda menagih piutang yang akan jatuh tempo.
Dengan begitu, bisnis Anda akan terhindar dari piutang tak tertagih yang dapat menyebabkan kegagalan bisnis.
Selain itu, dengan Jurnal by Mekari Anda juga dapat mengatur jadwal pengingat faktur sebelum, setelah, atau saat jatuh tempo, serta menentukan batas minimal piutang beserta pelanggan yang akan menerima pengingat faktur otomatis.
Software Jurnal dapat mempermudah Anda dalam mengelola keuangan bisnis dengan tersedianya berbagai fitur, seperti laporan keuangan, persediaan barang, rekonsiliasi transaksi, termasuk pula pencatatan faktur pembelian dan pembayaran.
Dengan menggunakan aplikasi accounting online Jurnal by Mekari, Anda bisa menghemat biaya, waktu, dan energi karena data keuangan bisnis diproses dengan baik.
Untuk info selengkapnya, Anda bisa mengunjungi website Jurnal atau mencoba demo gratis selama 14 hari dengan mengunjungi websitenya.